BE Zorgorganisaties - Stappenplan implementatie
Informatie voor zorgorganisaties en zorgverleners
Hoe neem je mensen mee in verhaal?
Zorgorganisaties zijn soms wat aarzelend om mensen met een vluchtelingenstatuut aan te nemen.
Ze verwijzen naar de taaldrempel en het gebrek aan tijd en ruimte voor extra coaching op de werkvloer.
Ook maken zij zich zorgen om hun cliënten.
Het is dan ook zeer belangrijk om je organisatie en medewerkers mee te pakken in dit verhaal.
Hoe doe je dit?
Organisatieverandering en gedragsverandering stap-voor-stap
In het project wordt het model van Kotter (voor organisatieverandering) en het 7E model (voor gedragsverandering) van Fran Bambust gestructureerd ingezet om de perceptie van medewerkers en klanten stapsgewijs positief te beïnvloeden.
Scroll gewoon verder voor de uitleg van alle stappen.
Bij elk van deze stappen wordt toegelicht hoe de projectpartner Familiehulp, een thuiszorgorganisatie, dit toepaste in haar organisatie.
Je vindt ook extra tools om je bij te staan in deze stap.
Stap 1: Verhoog het urgentiebesef
Waarom?
Voor elke verandering moet er voldoende ‘draagvlak’ én visie zijn in de organisatie.
Door de noodzaak voor deze verandering (duidelijk) zichtbaar en/of voelbaar te maken kan er ruimte gecreëerd worden voor verandering.
Casestudy Familiehulp
Wie?
Directie regioteams en de drie regioteams in Limburg (management en middenmanagement)
• Presentaties met een prikkelfilmpje
• Discussie moment
• Oproep leidende coalitie
Cijfers 60 medewerkers Familiehulp bereikt
Extra tools
Klik op de knop naar de KIS-publicatie over urgentiebesef en diversiteitsbeleid
Stap 2: Vorm een leidende coalitie
Waarom?
Verandering (zowel op korte als lange termijn) ontstaat nooit vanuit één individu.
Ook al ben je gemandateerd als ‘projectmanager’ en beschik je over de nodige projectmiddelen; je zult echt actief op zoek moeten gaan naar medestanders op verschillende niveaus én divisies (directie, communicatie, administratie,…) binnen de organisatie.
Een groepje ‘believers’ die het project met enthousiasme willen uitdragen.
Casestudy Familiehulp
Wie? Subregio team en HR afgevaardigden
Wat? Via intervisie moment:
• wordt actieplan voor perceptietraject voorgesteld
• wordt gebouwd aan verbeterd arbeidstraject
• wordt hun rol in disseminatie opgenomen
• wordt actieplan voor perceptietraject voorgesteld
• wordt gebouwd aan verbeterd arbeidstraject
• wordt hun rol in disseminatie opgenomen
Impact Spelen een actieve rol in disseminatie visie via prikkelfilmpje.
Cijfers 12 SRT-afgevaardigden
3 partners medewerkersbeleid
2000 medewerkers zagen het filmpje
Extra tools
Een filmpje kan een efficiënte manier zijn om urgentie te verhogen en de nieuwe visie te verspreiden. In Familiehulp benadrukte het ‘prikkelfilmpje’ de talenten van vluchtelingen en het tekort in de arbeidsmarkt.
Het filmpje nodigde mensen ook uit tot meer reflectie tijdens dialoogtafels. In Familiehulp namen de leidende coalities in de drie regio’s in Limburg het voortouw om team leiders aan te zetten dit filmpje te tonen op alle zorgteams.
Het filmpje werd ook getoond op jaarvieringen.
Stap 3: Bepaal visie en strategie - creëer een draagvlak
Waarom?
Het is belangrijk dat de nieuwe visie rond diversiteit duidelijk geformuleerd, gecommuniceerd en gedragen wordt.
Mensen moeten niet alleen overtuigd zijn van het waarom deze verandering nodig is maar moeten ook duidelijkheid hebben over het doel van deze verandering. Dit motiveert hen tot het ondernemen van actie in de beoogde richting.
“Het feit dat een visie (net) niet juist is, of niet ambitieus genoeg, of slechts in beperkte mate ondersteund wordt, ondermijnt uiteindelijk het veranderingsproject.”
~ Kotter
Casestudy Familiehulp
Het is belangrijk dat je de medewerkers meekrijgt in je verhaal, zowel met hun hoofd als met hun hart. Je kan in je organisatie energie voor verandering creëren door een sterke beleving.
Bij Familiehulp zorgden de vier georganiseerde dialoogtafels
voor deze sterke beleving. In de dialoogtafels ontmoeten medewerkers en klanten van Familiehulp bewoners van een ontmoetingscentrum voor asielzoekers.
Deze ontmoeting staat in de eerste plaats in het teken van het (h)erkennen van elkaars waarden en talenten. In de tweede plaats gaan medewerkers op zoek naar oplossingen om bepaalde drempels in de organisatie te overwinnen zodat mensen met een vluchtelingestatuut succesvol aan de slag kunnen bij Familiehulp.
Aan het eind van deze dialoogtafels meldden zich 120 vrijwilligers aan die aan de slag willen als buddy, meter of stagebegeleider van een persoon met een vluchtelingenstatuut.
Wie? Medewerkers en klanten
van Familiehulp: verzorgenden, huishoudhulpen, zorgpartners, coaches, HR medewerkers en directie)
Cijfers 200 deelnemers (10% van uitgenodigden) – 120 vrijwilligers
Wat?
Dialoogtafels:
- Ontmoeting en dialoog met bewoners van een ontmoetingscentrum voor asielzoekers
- Samen oplossingen genereren voor drempels rond mobiliteit, taal, weerstand bij cliënten, weerstand in het team
Impact Begrip en openheid & bereidheid tot oplossingsgericht denken –engagement voor het veranderingsproces
Extra tools
Wil je graag meer weten hoe je een diversiteitsbeleid in een (zorg)organisatie in beweging zet?
Lees dan zeker het inspirerende artikel van Seppe Vanhex, projectmedewerker Familiehulp: ‘Van diversiteitsexpert tot kleuractivist’.
Stap 4: Communiceer - breid het draagvlak verder uit
Waarom?
Je kan niet te veel communiceren over de nieuwe visie.
Ga zoveel mogelijk in interactie met mensen binnen de organisatie. Doe dit zowel op formeel (met presentaties) en informele basis. Wees coherent in je verhaal en hanteer concrete voorbeelden.
Gebruik alle beschikbare kanalen om verhaal te brengen.
Zorg voor ‘roering’ – dit zorgt voor betrokkenheid en een breder draagvlak.
Casestudy Familiehulp
Wie?
Alle medewerkers van Familiehulp – in alle lagen van de organisatie
Hoe?
Alle mogelijke kanalen: presentaties op jaarvieringen, regioteams en directiecomité, HR teams. Delen van best practices. Online nieuwsbrief. Artikel in het Familiehulp magazine. Sociale media posts. Storytelling
Impact Positieve beeldvorming en engagement
Jaarvieringen: 800
T’ Maggezien: oplage 13800
Kijk ook naar het verhaal van Honorine:
Extra tools
Communicatie bij verandering:
Overzicht Best Practices:
Stap 5: Maak het anderen mogelijk om te handelen - empowerment
Waarom?
Medewerkers moeten in staat worden gesteld om te handelen naar de nieuwe organisatiedoelen.
Medewerkers moeten in staat worden gesteld om te handelen naar de nieuwe organisatiedoelen.
Neem daarom obstakels weg en geef tools om nieuwe competenties aan te leren.
Casestudy Familiehulp
Hoe maken wij ons binnen Familiehulp verstaanbaar aan anderstalige collega’s?
Hoe gaan we om met klanten of medewerkers die discriminerende uitspraken doen?
Hoe maken we onze sollicitatieprocedure minder talig?
Wie? Medewerkers Familiehulp
- Readinessproces
- Ziedet: e-learning
- Duidelijke taal
- Omgaan met discriminerende uitspraken
- Onderzoek 'Manieren van rekruteren'
Impact Leer- en groei wordt gestimuleerd
Ziedet: testing op 10 deelnemers
Duidelijke taal en omgaan met discriminerende uitspraken: testing met 8 deelnemers
Extra tools
Bezoek deze website
voor concrete tips over hoe je op de werkvloer inzet op diversiteit en hoe je duidelijk en efficiënt kan communiceren met anderstaligen, ook via digitale kanalen
De bril van diversiteit
Een organisatie die met diversiteit aan de slag wil moet alle aspecten van ‘het zich organiseren’ onder de loep nemen met de ‘bril van diversiteit. Doorheen het project werd opgemerkt dat de selectie bij Familiehulp erg ‘talig’ verloopt.
Samen met Odisee Hogeschool Brussel onderzocht Familiehulp hoe we het selectieproces minder talig kunnen maken. Zie hier
het rapport van hun bevindingen.
Het readiness proces
Vanuit het project promoten we actief de kracht van diversiteit. In dit verband organiseerden we reeds een aanzet van een readiness proces binnen Familiehulp.
De ‘readiness processen’ methodiek werd ontwikkeld door Thomas More, Stebo en de Aanstokerij.
De ‘readiness processen’ methodiek werd ontwikkeld door Thomas More, Stebo en de Aanstokerij.
Met deze methodiek willen zij “bijdragen aan het ‘klaarmaken’ van de werkvloer (motiverend aspect) ten aanzien van kwetsbare toetreders (zoals vluchtelingen) en mensen die veraf staan van de arbeidsmarkt).
Ze willen dit realiseren door het opzetten van krachtgerichte en participatieve processen met de diverse stakeholders in de organisatie (integrerend aspect).
E-learning: Ziedet
Het gratis leertraject Ziedet?
biedt hulpverleners en hun opleiders praktische en didactisch onderbouwde lesmaterialen met ‘cultuursensitieve zorg’ als thema.
Via zes online modules werken cursisten aan dialoogvaardigheden die ze nodig hebben bij een cultuursensitieve hulpverlening.
Familiehulp testte in het kader van het project deze modules uit en onderzoekt hoe we deze verder kunnen implementeren in ons vormingsaanbod.
Duidelijke taal
Hoe verzeker je dat anderstalige collega’s je verstaan? Wat als een klant een discriminerende uitspraak doet?
Het Agentschap voor Integratie en Inburgering biedt interessante workshops aan met tips en tricks over Duidelijke Taal
en Hoe omgaan met discriminerende uitspraken.
Tijdens het project werd er nagegaan hoe deze tricks en tips kunnen kenbaar gemaakt worden bij onze medewerkers. Voor meer duiding over de workshops klik op deze link.
Stap 6: Genereer korte termijn successen
Waarom?
Het vieren of het aanmoedigen heeft uiteraard ook een positief effect op de motivatie en de gedrevenheid van de betrokken projectmedewerkers.
Casestudy Familiehulp
In Familiehulp organiseerde men al snel een piloot dialoogtafel.
Het succes van deze dialoogtafel en het leuke filmpje dat hierover verspreid werd, fungeerde dan weer als trigger om anderen te motiveren om ook deel te nemen aan een dialoogtafel en te informeren over het project.
Het succes van deze dialoogtafel en het leuke filmpje dat hierover verspreid werd, fungeerde dan weer als trigger om anderen te motiveren om ook deel te nemen aan een dialoogtafel en te informeren over het project.
Succesverhalen inspireren!
Via deze link
vind je nog meer inspiratieverhalen over hoe andere gemeentes en organisaties inzetten op diversiteit en inclusie.
De getuigenissen - zie de filmpjes hieronder - van Renatus (klant van Familiehulp) en Kamal (een huishoudhulp van Familiehulp met een vluchtelingenachtergrond), werkten motiverend.
Stap 7: Consolideer
Waarom?
De geloofwaardigheid door de korte termijn successen kan worden gebruikt om nog meer veranderingstrajecten aan te vatten.
Dit vraagt zowel projectmanagement als leiderschap op directie én op lager niveau in de organisatie.
Casestudy Familiehulp
Het project ‘In de Zorg – uit de Zorgen’ heeft de korte termijn successen geconsolideerd door drie principes te hanteren.
Via een olievlek principe
werden succesvolle acties op een kleine schaal georganiseerd om dan, mits de nodige aanpassingen, breder in de organisatie uitgerold te worden.
Dit geldt zowel voor de prikkeling met een filmpje als voor de dialoogtafels en vormingen. Het olievlek principe geldt ook voor medewerkers die in stuk dieper in het proces werden betrokken via dialoogtafels.
Zij gelden nu als ambassadeurs voor de het project. Zij namen deel aan de vormingen, vertalen de ideeën op de werkvloer en zijn ook buddies en stagebegeleiders van mensen met een vluchtelingenactegrond in de organisatie.
Een tweede principe is het integratieprincipe. Bij elke actie nagedacht hoe deze geïntegreerd kunnen in bestaande processen. Voor bijvoorbeeld de vormingen werd de vormingsdienst van Familiehulp betrokken.
Een werkgroep (bestaande uit projectwerkers en vormingswerkers) kijkt hoe deze vormingen in aangepaste versie kunnen geïmplementeerd worden bij Familiehulp.
Hoe deze ideeën verankerd worden
in de bestaande cultuur van Familiehulp leest u in stap 8.
Stap 8: Veranker
Waarom?
Creëer een nieuwe cultuur. Houd vast aan de nieuwe benaderingen en zorg dat deze resultaten opleveren, totdat ze sterk genoeg zijn om oude tradities/werkwijzen/procedures te vervangen.
Een organisatiecultuur die past bij de visie, missie en strategie van een organisatie maakt ambassadeurs van cliënten, van zorgverleners en andere stakeholders, en verbindt hen tot een ‘tribe of community’.
Het zorgt voor cliënten die kiezen voor je dienst omdat het bij hun waarden en normen aansluit en bij zorgverleners en andere stakeholders die trots zijn dat ze voor je organisatie werken of daaraan een dienst leveren
Zorg dat deze nieuwe cultuur niet alleen vertaald wordt op formele vlakken (zorgbeleid, kwaliteitsbeleid,….), maar ook terug te zien is in een nieuwe stijl van coachen en begeleiden van medewerkers, in de opbouw van het medewerkersbestand, en in de (interculturele) competenties die we van medewerkers verwachten.
Casestudy Familiehulp
Bij Familiehulp werd diversiteit en talentenbenadering opgenomen in de missie, visie en strategie
van 2020-2025, strategie.
Het project ‘In de Zorg – uit de Zorgen’was mede inspirator. Een projectteam ‘Iedereen mee’
heeft tot doel dat elke klant en medewerker ervaart dat we onze diversiteit vergroten in overeenstemming met de maatschappelijke realiteit.
Elke medewerker van Familiehulp ervaart cultuursensitief werken en divers werken als een hefboom om beter afgestemde zorg en ondersteuning te bieden aan onze klanten.
Bovendien ervaren onze medewerkers en potentiële medewerkers ervaren dat we hen in al hun diversiteit gericht benaderen.
Hiervoor wordt er gewerkt aan volgende actiedomeinen:
- Familiehulp voert een duidelijk non-discriminatie beleid.
- Een talentbenadering i.k.v. diversiteit wordt geïntroduceerd
- De talenten bij onze medewerkers worden gebruikt om meer diversiteit te creëren bij klanten.
- Een gerichte netwerking om de diversiteit te vergroten.
- Bij aanwerving wordt ingezet op prioritaire doelgroepen. Deze worden actief benaderd.
In de zorg - Uit de zorgen heeft haar hoofdzetel te Industriepark 1243, 3545 Halen
U kunt contact met ons opnemen via deze link.
U kunt contact met ons opnemen via deze link.